BWA – ein riskantes Beruhigungsmittel?

Wenn es um den monatlichen Abschluss geht, ist ein Wort in aller Munde: BWA. Die BWA (Betriebswirtschaftliche  Auswertung) ist unter den mittelständischen Unternehmen in Deutschland die am meisten verbreitete Auswertungsform des monatlichen Buchhaltungsabschlusses. Weil die BWA von vielen Buchhaltungsprogrammen automatisch mitgeliefert und auch von den Banken häufig verlangt wird, ist der Eindruck entstanden, sie sei ein notweniger Bestandteil der Finanzbuchhaltung und liefere automatisch aussagekräftige Ergebnisse.

Tatsächlich wird die Betriebswirtschaftliche Auswertung ihrem Namen in den wenigsten Fällen gerecht. Auch dann nicht, wenn immer ordnungsgemäß gebucht wird!

Für den Nutzen und die verwertbaren Erkenntnisse einer BWA ist nicht nur entscheidend, welche BWA der Unternehmer wählt („die“ BWA  schlechthin gibt es nämlich nicht), sondern auch, welche Zusatzbuchungen sie enthält und wie sie gelesen und interpretiert wird. In der monatlichen Finanzbuchhaltung (FiBu) werden nämlich schwerpunktmäßig alle umsatz- und lohnsteuerpflichtigen sowie sozialversicherungsrelevanten Vorgänge erfasst. Ziel ist es, den gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung sowie an die sach- und termingerechte Steuerzahlung zu genügen.

Die Finanzbuchhaltung folgt deshalb grundsätzlich nicht betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten, sondern den rechtlichen Erfordernissen für die ordnungsgemäße Rechnungslegung nach Steuerrecht und Handelsrecht. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist sie oft unvollständig und ohne Aussagekraft. Das unmittelbare Ableiten von Schlüssen und Entscheidungen aus dem Buchhaltungsergebnis ist unter Umständen sogar existenzbedrohend.

Was verschweigt die BWA?

Ein Beispiel aus der Praxis: In einem Einzelhandelsunternehmen wies die BWA per August einen kumulierten Überschuss von 140 T€ aus. In Anbetracht des Umsatzes ein gutes Ergebnis, das Zahlungsverhalten der Kunden war sehr gut. Auf den ersten Blick bestand also kein Grund zur Sorge. Wenige Zeit später musste aufgrund von Zahlungsunfähigkeit Insolvenz angemeldet werden!

Was hatte die BWA verschwiegen? Während sich zu Jahresbeginn Ware im Wert von 200 T€ im Lager und den Geschäftsräumen befand, war Ende August alle Ware verkauft. Es lag also eine Bestandsreduzierung von ca. 200 T€ vor, die das Ergebnis Ende August um diesen Betrag verringerte und nicht erfasst und gebucht worden war. Der vermeintliche Überschuss von 140 T€, den die BWA auswies, war tatsächlich ein Verlust von 60 T€!

Was muss eine aussagefähige BWA leisten?

Wichtig ist, dass Aufwendungen und Erlöse mit maßgeblicher Ergebnisauswirkung in der Finanzbuchhaltung zeitnah und unterjährig berücksichtigt werden. Je nach Branche und Geschäftsmodell können das ganz unterschiedliche Positionen sein: In Handwerksbetrieben und im produzierenden Gewerbe kommt den Beständen an unfertigen und fertigen Arbeiten große Bedeutung zu. Nicht nur bei Handelsunternehmen gehören die Warenbestandsveränderungen zwingend in die monatliche Buchhaltung.

Abschreibungen sind monatlich abzugrenzen, ebenso sollte mit erwarteten größeren Aufwandspositionen wie z. B. Ertragssteuern verfahren werden. Jahresbonifikationen an Kunden oder erhaltene Bonifikationen von Lieferanten haben in Handelsunternehmen häufig nicht unerhebliche Größenordnungen und Ergebnisauswirkungen.

Darlehen sind unterjährig und nicht erst im viel zu späten Jahresabschluss richtig zu buchen (z.B. Annuitäten aufzuteilen in einen Zins- und Tilgungsteil). Auch Anzahlungen und Einbehalte sowie Rechnungsabgrenzungsposten sind monatlich und nicht erst zum Geschäftsjahresende richtig zu berücksichtigen.

Was die übliche "Standard-BWA", nämlich die "Kurzfristige Erfolgsrechnung" jedoch keinesfalls liefert, sind die folgenden, für die betriebswirtschaftliche Unternehmenssteuerung maßgeblichen Informationen:

• Liquiditätsstand und – entwicklung (Darlehen,  Kontokorrente,  Eigenkapitalentwicklung)
• Prognosedaten (zum Gewinn, zur Zahlungsfähigkeit)
• Bereichsergebnisse (Profitcenter, rentable/unrentable Geschäftsfelder, Renner/Penner im Handel)

Wer diese Informationen erhalten möchte, wird mehr als nur die Zahlen der klassischen Finanzbuchhaltung ins Visier nehmen. Weitaus aussagekräftiger sind Vorschau- und Profitcenterberichte sowie Kennzahlen, die mit den Methoden des Finanzcontrollings ermittelt werden.

Mit Kennzahlen den Überblick behalten

Unternehmenskennzahlen geben in verdichteter Form jederzeit Auskunft über Rentabilität, Liquidität und Produktivität eines Unternehmens. Das sind nicht nur wichtige Informationen, um sich im Markt oder in Verhandlungen mit Kooperationspartnern, Geldgebern oder und neuen Großkunden zu positionieren. Auch Fehlentwicklungen können so frühzeitig erkannt und korrigiert werden.