Finanzcontrolling: Software nutzen oder selber machen?

Wer über sein Unternehmen und die finanziellen Entwicklungen jederzeit informiert sein will, kommt um die regelmäßige Anwendung und Aktualisierung angemessener Controllingwerkzeuge nicht herum. Entscheidend ist dabei aber nicht, welches Software-Tool genutzt wird, sondern wie der Unternehmer aus einer Flut von Informationen die richtigen Daten (aussagefähig) zum richtigen Zeitpunkt (zeitnah und rechtzeitig) in der richtigen Form (klar und übersichtlich) gewinnt.

Fünf Schritte zu einem angemessenen Controlling

Es geht also um das Expertenwissen, welche Daten über die wichtigen Erfolgsfaktoren des Unternehmens oder bevorstehende Krisen Auskunft geben und wie sie ermittelt und aufbereitet werden können. In jedem Unternehmen – gleich welcher Größe – existiert hierzu bereits eine Ausgangsbasis in Form des externen Rechnungswesens, auf die das Controlling schrittweise aufgebaut werden kann. Summen- und Saldenlisten, Betriebswirtschaftliche Auswertungen, Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen sind geeignet, um nach entsprechender Aufbereitung einen ersten Eindruck von der Lage eines Unternehmens zu vermitteln.

Jahresvergleiche erstellen

Sichten Sie zunächst die historischen Daten Ihres Unternehmens. Die Ausgangsbasis dafür kann die Betriebswirtschaftliche Auswertung sein. Erstellen Sie Jahresvergleiche in tabellarischer Form, in der bestimmte Kennzahlen (z.B. Umsatz, Kosten, Gewinn) nebeneinander stehen.

Wie hat sich das Unternehmen entwickelt ?

Jahresplanung erstellen

Die Einführung einer Jahresplanung bedeutet den entscheidenden Schritt hin zur Zukunftsbetrachtung.

Auf der Basis von konkretem Wissen über die Vergangenheitsentwicklung führen Sie die neuesten Erkenntnisse über interne Unternehmensdaten und externe Markt- und Wettbewerbsdaten in einem Unternehmensplan zusammen.

Liquidität planen

Sichern Sie die jederzeitige Zahlungsfähigkeit ab. Mit Hilfe einer regelmäßigen und strukturierten Planung und Kontrolle der Einzahlungen und Auszahlungen Ihres Unternehmens sorgen Sie für ausreichende Liquidität.

Eine Liquiditätsvorschau sollte jederzeit einen umfassenden und detaillierten Einblick in die zukünftige Mittelherkunft und Mittelverwendung des Unternehmens geben.

Gewinn- und Verlustbringer ermitteln

Führen Sie eine einfache Deckungsbeitragsrechnung ein und ermitteln Sie Gewinn- und Verlustbringer im Unternehmen. Nur so können verlustbringende Aktivitäten erkannt und z.B. Sortimentsentscheidungen getroffen werden.

Regelmäßige Berichte

Führen Sie ein Berichtswesen sein und rufen Sie in verschiedenen Unternehmensbereichen monatlich oder auch vierteljährlich "Berichte" ab. Dies bietet Ihnen zeitnahe und übersichtliche Informationen zur aktuellen Entwicklung Ihres Unternehmens und gibt Ihnen die Möglichkeit, rechtzeitig und vorausschauend zu agieren. Ein besonders aussagekräftiger Bericht ist z.B. die monatliche Darstellung von Plan-Ist-Abweichungen.

Und wann brauche ich eine Spezialsoftware?

Viele Unternehmen verwenden zur Aufbereitung ihrer Controllingdaten das Kalkulationsprogramm excel, das auf den meisten Rechnern sowieso zur Verfügung steht und tatsächlich vielfältige Möglichkeiten bietet. Das funktioniert anfänglich gut und ist für den Einstieg oft ausreichend.

Spätestens jedoch, wenn es um die Abbildung von Liquiditätsvorschauberichten geht, stößt der Anwender an Grenzen: zu aufwändig ist die manuelle Erfassung und Aktualisierung der Daten, zu fehlerträchtig sind die Formeln, Verknüpfungen und Querverweise, zu wichtig das inhaltliche Know-How des Anwenders. Dann steht die Entscheidung an, Know-how einzukaufen: Entweder durch das Engagement eines externen Controllers und/ oder den Erwerb einer Controllingsoftware, die wesentliches Know-How bereits als Rechenlogik programmintern mitbringt.

Bewährte Software für kleine und mittelständische Unternehmen

Für kleine Unternehmen und Freiberufler eignet sich z.B. das Programm "miniControl", mit dem auch Controlling-Einsteiger schnell vertraut sind und das einfache Liquiditäts-, Rentabililtäts- und Unternehmensplanungen ermöglicht.

In mittelständischen Unternehmen könnte z.B. die Lösung "SWOT Controlling" zum Einsatz kommen. Es verfügt über voreingestellte Schnittstellen zu allen gängigen Finanzbuchhaltungsprogrammen, so dass historische und aktuelle IST-Daten schnell und sicher eingelesen werden können. SWOT bietet außerdem standardisierte Branchenlösungen, mit denen innerhalb kürzester Zeit ein erprobtes Kennzahlensystem zur Unternehmenssteuerung genutzt werden kann.

Unternehmen, die darüber hinaus Konsolidierungsanforderungen haben, können z.B. die “LucaNet.FI Suite” der LucaNet AG nutzen. Die Software ist für mittlere Unternehmen und Konzerne mit bis zu 500 Tochtergesellschaften konzipiert, setzt allerdings im Rechnungswesen ein gewisses Expertenwissen voraus.

planvoll controllingberatung schult und begleitet Unternehmen

Mit allen genannten Lösungen hat planvoll controllingberatung bei verschiedensten Kunden im Unternehmensalltag sehr positive Erfahrungen gesammelt. Controlling-Beraterin Doris Andresen-Zöphel bietet deshalb für diese Lösungen auch Vor-Ort-Schulungen an und begleitet Unternehmen bei der Einführung der Software.

Entscheidend bleibt dabei jedoch: Welche Software auch immer zum Einsatz kommt - über den Erfolg entscheidet nicht das Tool, das Controlling auf Knopfdruck ermöglicht. Wichtig ist vor allem das Expertenwissen, mit dem aussagefähige Informationen erstellt, abgerufen und interpretiert werden.